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北京市人民对外友好协会政务项目案例

通达软件品牌战略部整理

一、用户背景

北京市人民对外友好协会成立于1981年,是北京市从事对外民间友好工作的人民团体,是中国人民对外友好协会的团体会员。其宗旨是增进北京人民同世界各国人民之间的了解和友谊,促进相互间的交流与合作,积极开展全方位、多层次、宽领域的民间对外友好工作,为建设共同繁荣的和谐世界而努力。目前已与世界上40多个国家的100多个民间组织建立了联系。

二、信息化动因

市友协2004年开发了自己的办公自动化系统,设置了"信息平台"、 "活动管理"、"人事管理"、"理事管理"、"工作计划"、"公文流转"、"车辆管理"等栏目。

然而,市友协现有的办公自动化系统使用效果并不理想。随着工作要求的提升,工作量的加大,现有的OA系统已难以满足市友协业务的需求;栏目简单、功能单一、灵活性差、修改困难的问题很大的打击了用户使用的积极性,导致用户与系统的矛盾不断加大。分析市友协现有的办公系统,主要存在以下问题:

1、因市友协业务分散、流程不规范等导致的问题需要通过信息化的手段梳理和归纳。

2、信息不共享,信息资源存在丢失的风险,需要集中的存储和管理。

3、现有信息化系统层次较低,核心业务没有上网。

4、软硬件缺乏,信息化基础环境差。

三、信息化需求

市友协办公人员

办公人员是市友协业务的主体承担者,包括协会领导和协会工作人员,履行内部管理和对外友好交流的职能。

在内部管理方面,需要对处室所掌握的信息资源进行统一的存储、管理,并提供给其它处室共享;对日常收文、发文、档案等进行处理。

在对外友好交流方面,需要通过信息系统支撑各类来访、出访、国际交流活动,组织项目的互动、申报、执行、总结业务的开展;同时,将工作动态等信息及时地发布到门户网站上供国内外公众浏览,解答友好人士、友好组织、重点是公众提出的咨询问题。

在信息编辑需求方面,需要通过信息采集系统实现资源信息的自动采集、编辑分类。通过信息加工系统,根据市友协的知识构建框架和词表标准,将工作人员日常加工过程中积累的知识共享,从而加快系统的数据分析和挖掘过程。

市友协理事

 

了解协会工作动态,与协会保持紧密联系,参与协会组织的各项国际交流活动、团组出访与团组接待活动。

社会公众

了解对外市友协的协会基本情况、协会活动情况,通过协会了解各国友好组织以及相关的信息。

四、项目介绍

根据本项目的具体要求,结合中国兵器工业信息中心通达OA产品,系统将以产品+定制的方式完成市友协办公自动化的信息化建设,系统以人为中心,事件为驱动,流程为导航,表单为呈现,提升执行力和规范制度为目的,实现办公自动化在市友协的大规模应用。

通达OA是以开放、先进的Internet/Web技术为核心的新一代信息处理集成系统。通过的建设将以计算机最新并成熟的技术为依托,提高企业信息化水平,在企业内部实现信息资源共享和流通,为各级领导及时了解情况,为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务,企业员工及时掌握各方面动态,改善办公条件,使得企业的管理更加高效、规范和科学。

通达OA提供开放、安全和可管理的信息共享、业务处理和协同工作的平台,可满足企业内部事务处理的实际需要。主要应用:信息共享、资料管理、业务数据查询、公文处理、审批处理、电子邮件、报表数据管理、数据挖掘等业务处理、内部办公和协同工作,使企业内部信息管理和办公水平更加规范和快捷,提高工作效率。

系统总体架构

市友协信息化建设升级改造将以资源的管理、利用、共享为重点,充分利用已有的基础设施资源,遵循相关的制度规范和标准化体系,实现以核心业务与办公信息化为重点的全面信息化。

市友协信息化总体架构可以概括为 "统一入口、统一底库、六大子系统、四层架构、两大体系"。

市友协信息化建设架构图

"统一入口":指系统对内提供内部平台、对外提供外部门户,实现用户从一个入口登录即可访问所有功能。

"统一底库":指市友协信息系统共用一个统一的数据底库,各个系统之间的数据能共享,系统之间实现互连互通。

"六大子系统":指满足协会办公、业务、管理需求的六个子系统,包括个人办公子系统、协会办公子系统、协会业务子系统、财务管理子系统、后勤与物业管理子系统、信息资源子系统。

"四层架构":指界面层、应用层、数据层、基础设施层四层架构,共同组成了市友协内部办公系统,为各类用户提供信息化功能。

"两大体系":指信息化的信息安全保障体系和制度规范及标准化体系,构成了市友协信息化建设和运营使用的保障。

协会办公子系统与协会业务子系统是整个市友协信息化的核心内容,六大应用子系统涵盖了市友协的大部分业务需求,通过办公自动化系统和外部网站提供给用户访问,形成了统一的信息化系统。

五、项目实施

项目实施原则

分阶段、循序渐进的原则

本次项目实施根据现有业务环境及业务需求,进行资源最优化,但项目保留扩展接口,把握后期需求,进行分阶段、循序渐进的实施方案。

实用原则

首先,满足使用者第一需求即基本需求。尽可能用简单、统一、符合使用者习惯的方式实现功能,避免追求片面的复杂和完美。

其次,提升系统性能需求,满足不同阶段用户的需求。完善系统承载能力,保障优质的服务。

知识原则

在实施过程中充分结合专家培训和服务,包括中国兵器工业信息中心协同办公系统的设计、开发、实施过程(实施是培训的重点)。逐步培养公司自己的系统管理、维护人员。当系统投入使用时,这些人员可以对系统进行维护和管理,并可以负责对最终用户进行培训。

项目实施

第一阶段 - 信息系统升级改造项目需求分析

任何立项者,对项目的建设都有自身的特别需求,并且由于市友协业务开展的不同阶段都会出现不同的要求。因此在项目实施过程的最初阶段,必然需要结合市友协的需求进行分析,并且确定有关系统的各项功能,提高项目建设效率,使系统功能更加贴近用户需要。

第二阶段 - 信息系统升级改造项目的构建及部署

在通过双方共同进行的需求分析并确定可行需求后,进入系统构建部署及定制阶段。在本阶段主要工作承担者是中国兵器工业信息中心,中国兵器工业信息中心构建软件的功能模块及部署软件的应用范围。

第三阶段 - 信息系统升级改造项目的实施、测试与培训

在实施过程中出现故障或市友协的新的需求,力争在现场予以解决。提高实施效率,确保工程进度。

在实施中同时兼顾系统的测试,并进入系统的试运行阶段。在此阶段必然会出现系统细节调整与功能调试。

第四阶段 - 系统验收与后续维护

项目在测试及培训完成后,由市友协组织专家与人员进行项目验收。

在验收合格并进行移交后,信息中心将继续提供系统维护工作。对包括市友协对信息中心协同办公系统所提出的问题和设想,提供咨询服务。

六、项目成果

通过对友协业务的深入挖掘,定制化开发适用于友协工作流模块、财务管理模块、信息采集模块等等,使得协会内部对OA的依赖程度明显增加,网站、OA信息发布数量、质量明显提升,实现了友协理事信息网络化管理,初次使用业务流程管理,前9个月共完成业务流程近1000个,借助财务流程,实现全会对部室预算的全程监督,同时提供了互联网信息高效监控和采集的工具,实现了对国外非政府组织的信息实时采集和跟踪,全会上下反响较为热烈,得到了领导较高的评价。

 

网站新闻、OA资料发布数量09、10年同期对比表

1、OA依赖程度明显增加,网站、OA信息发布数量、质量明显提升

以上数据对比,可看出今年新OA访问次数已从1月的224次有了显著增长。网站发布新闻数量、发布质量、OA资源共享数量有了明显提升。2010年1-7月与改造前的09年同期相比网站新闻发布数量分别提高了1.3倍,发布新闻照片数量分别提高了6.85倍。OA资料发布数量分别提高了0.58倍。此外,OA中还发布整理共享历年活动照片1万余张。

2、实现友协理事信息网络化管理

利用邮件、网络传真、短信等技术手段,实现了与友协理事的联系信息网络化管理。前7个月给理事发送邮件群发400余封,短信50余条。

3、友协使用业务流程管理,效果良好

业务管理模块、财务模块得到广泛使用,前7个月共完成业务流程1000余个。通过OA系统能够完成出国团组信息统计,部室预算执行进度统计、各项活动财务状况等数据统计,实现全会对部室预算全程监督。解决了数出多门,相互矛盾的问题。

七、案例点评

友协项目完美展现了通达科技提出的多维智能管理、协同人性应用的企业管理软件设计理念,强调资源整合与关联应用、实现全员一体化协同办公。OA平台借鉴了传统ERP平台的统一管理特性,可以彻底消除信息孤岛,充分保护企业IT投资。


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