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通达OA日前落户河南省教育厅,借助通达高性能信息管理系统,用户将实现整体管理水平的稳步、快速提升。通达教育行业协同办公解决方案最大目标是建立完整统一、技术先进、高效稳定、安全可靠的信息管理系统,通过改善教育厅局等行政事业单位内部的管理流程,实现资源到活动的数字化和自动化,提高教育部门管理工作的现代化水平。 教育的产业化是我国教育发展的必然阶段,是世界经济的发展对教育的必然要求。作为一种产业,必须适应市场竞争的要求,取胜的关键在于多方面因素的共同作用。以数字信息化模式提升教学手段、促进教育管理工作的流畅、建立蓬勃向上的教育文化氛围,在知识经济为主体的时代,无疑是重要的决定因素之一。

河南省教育厅简介

河南省教育厅是主管河南全省教育事业的省政府组成部门,与中共河南省委高等学校工作委员会合署办公。现有在编干部128人,内设24个处室。

教育厅积极贯彻实施国家教育工作方针、政策,起草有关教育的地方性法规、规章草案,制定全省教育改革与发展战略和教育事业发展规划及年度计划,拟定教育体制改革的政策,并负责指导、协调、督促实施。其所属各机构主要负责厅机关财务和国有资产管理;负责重要会议的组织安排和督办查办工作;负责文秘、保密、信息、宣传、信访、档案、保卫等工作;负责协调学校治安的综合治理。

项目方案介绍

为提高教育厅工作效率,实现省市教育厅和学校之间的文件信息交换及各部门、单位之间的资源共享、信息互通,建设河南省教育厅公文交换系统。

本项目为河南省教育厅建设一个公文交换系统,使厅内审批过的公文可以下达到各个高校,各高校的公文接收员登陆到"公文交换系统",进行公文的接收。厅内人员可以对下达的公文进行统计查询,同时各高校也可以对接收的公文进行统计查询。

河南省教育厅信息化现状

随着信息化技术的发展,我国教育事业的发展也逐渐进入信息化阶段。河南省教育厅积极推进全省教育政务信息化建设,并于03年提出了《河南省教育厅关于推进全省教育政务信息化建设的意见》,提出了全省教育政务信息化建设的原则和目标,并提出了近期政务信息化建设工作任务:全省视频会议系统、内部办公自动化系统、电子公文交换系统、省教育厅机关各处室、厅直属单位公众信息网站。

目前,河南省教育厅以实现了多个信息系统平台,如河南省教育厅门户网站、内部办公自动化系统、河南省教育系统协同办公平台、教育厅网站留言咨询保障系统、河南省教育系统政务短信平台、《河南教育信息》管理系统、学校突发公共卫生事件上报系统。这些系统平台的搭建,在很大程度上加快了河南省全省教育政务信息化的建设,使得教育政务的开展和处理效率大幅度提高。但是电子公文交换系统的建设还处于空缺状态,省教育厅和省内各个高校的公文交换还处于纸质流通阶段,而普通的网上发送传输又不够安全高效。所以,河南省教育厅急需建立公文交换系统,对教育厅或教育厅联合其他部门下发的普发文件、各高校上报的文件进行传输管理,提高文件收取的时效性,资源共享与信息传输的效率。

建设初衷

1、即时沟通机制,提高工作协同水平,提高政务服务质量

2、教育厅与各高校内外网分离,提高系统安全性

3、各高校与教育厅通过数据交互进行数据传输,提高资源共享与信息传输的效率

4、降低公文交换成本,提高文件收取的时效性

5、同步协同,减少中间环节,减少办公经费

6、减少各类纸质信息简报的印发,有效组织信息,提高政务、党务信息的共享利用率

7、增强对文件处理各个环节的监控,实现对重点工作办理全过程的有效管理

8、合理归档工作文件,方便查阅、统计等使用

9、建立较完善的电子签章机制,保证电子文件的合法性和安全性

10、统筹规划,平台共享,减少重复建设、避免信息孤岛

解决方案

本系统考虑了教育系统的管理需要,集成先进的技术,能够实现省市教育厅和学校之间的文件信息交换。且具有单位内部办公的全部功能,主要包括:公文流转、信息管理、内部/外部Internet信息发布及浏览、个人事务、公共信息、会议管理、信息交换及机构人员配置管理、工作流开发环境和电子邮件系统等。

出于安全方面的考虑,系统采用分离式设计思路,厅内系统外网不能直接访问,各高校使用的"公文交换系统"与厅内系统通过数据交互进行数据传输。

1.1 总体结构

1.1 厅内系统功能

1.1.1 待发送公文列表

公文审批处理通过系统流程完成,审批通过的公文可以在流程步骤中进行对高校的下达(下达功能可以通过权限设定)。没有在流程中下达的公文,可以在"待发送公文列表"中下达。

1.1.2 发送公文列表

厅内人员可以查看下达到各高校的公文列表,并且可以查看各高校的接收情况。

1.1.3 发送公文查询

对下达的公文进行综合查询

1.1.4 收文处理

厅内收文人员接收来自外来单位的公文,该功能可以使用系统中的收文流程进行处理。目前来自外来的公文有纸质和电子档两种形式,建议纸质文档采用扫描仪扫描成图片格式(暂定)。厅内收文处理的科室主要是文秘科和纪要科,这两个科室的收文流程可以分别制作并限定发起权限。

1.1.5 收文列表

厅内收文人员发起的收文流程列表,点击收文标题可以查看流程办理的情况、状态、文签和文档。有收文签打印功能

1.2 高校系统功能

1.2.1 未接收公文列表

厅内下达到各高校的待收公文列表,高校的公文接收人员可以办理并发起收文流程进行审批,流程发起后该公文在接收公文列表中。

1.2.2 接收公文列表

接收的公文列表,点击具体的公文标题可以查看流程办理的情况、状态、文签和文档。有收文签打印功能

1.2.3 接收公文查询

对已经接收的公文进行综合查询。紧急度:普通、紧急、特级

1.2.4 收文处理

厅内收文人员接收来自外来单位的公文,该功能可以使用系统中的收文流程进行处理。目前来自外来的公文有纸质和电子档两种形式,纸质文档采用扫描仪扫描成图片格式。厅内收文处理的科室主要是文秘科和纪要科,这两个科室的收文流程可以分别制作并限定发起权限。

1.2.5 收文列表

厅内收文人员发起的收文流程列表,点击收文标题可以查看流程办理的情况、状态、文签和文档。有收文签打印功能

项目应用规模

通达OA政务版产品及定制开发功能,在河南省教育厅及下属多所高校实施。

应用效果

实现了工作流程的制度化、规范化,领导督办切实有效

公文、通知准确迅速通达全省各高校,通过协同工作流的图示化表现,在工作安排、传达及文件流转过程中进行实时监控、跟踪,有效解决了工作中的推诿、办事拖拉、传达不准确、容易出现误差、工作安排完后督办不方便等问题。

规范重要审批管理流程,显著提高办事效率

对重要的审批事项,严格按照政策、法规、制度照章办事,规范了管理流程,摒弃了以往可能出现的越级、违反制度的办事方式,所有办事过程和痕迹保留备查,做到有章可循、有据可查、照章办事。同时,各单位日常办公的大量资料自动保存在服务器上,成为河南省教育厅日常办公的宝贵财富。

利用网上文件的快速传递,减少了传统办公方式下的车马劳顿,实现了工作效率的大幅度提高。

大幅度信息共享

对资料的集中管理,实现了全省各高校的电子文档大范围共享。

对资料的集中管理,实现了省教育厅和全省各高校的相关电子文件大范围共享。使得系统用户基于自身权限能够查看相关的文件信息,方便了信息的获取和共享。

节约办公费用

协同和电子公文管理等网络办公方式的应用,减少了通信及交通费用的开支;文档知识共享、公共信息的分享提高了资源利用率,减少了资源浪费。

应用该系统后,公文交换的时间成本和金钱成本都大幅度降低。传统的纸质公文传输主要以邮递来实现,文件传输时间长、成本高,而电子公文的传输速度快、易于存档、易知识共享等特点,使得办公成本大幅度降低。

权限明确,信息管理安全可靠

系统提供了验证、存取控制、字段级加密和电子签名四级安全措施。采用身份验证来保证用户和服务器、服务器和服务器之间连接的可靠性。系统中的信息在网络传输过程中,可通过加密和电子签名技术来保证信息的安全,而存取控制功能通过为分配用户不同的信息使用权限,使信息管理既安全可靠,又易于控制。

实施过程

实施计划建立:根据通达项目经验,在整个项目过程中,实施是至关重要的环节,从需求分析到技术服务,都关系到整个项目的推进和业务系统的可用性、易用性。通达团队为保证实施的顺利有针对性制定实施计划。

专业的实施团队:考虑到了异地项目实施的特殊性,通达项目组建立了专业完善的实施团队,在项目领导小组的带领与推进下,通过小组人员的协作配合,圆满完成了本项目的实施工作,在最短时间内保证系统上线正常运行。

实施工作开展:在领导小组的带领下,通达专业实施团队在用户现场进行常驻实施,并在部署完成后驻留客户处给客户试用提供技术支持,在出现系统问题是即时处理,保证客户在实施团队离开时能正常无碍的使用系统。

实施结果:2013年11月,将通达OA政务版产品及定制开发部分部署在河南省教育厅。至此,项目实施完成,一直运行良好,直至现在。

项目成果

河南省教育厅项目的成功上线,带动了河南省教育信息化改革的不断深入,河南省教育行业将不断加大电子信息化建设的投入,通达信科与河南省教育厅在未来建设数字化教育的道路上建立持久、友好的合作关系,通达信科也在河南省教育信息化建设中提供更多的智力支持和咨询服务。

通过此次项目,通达与河南省教育厅建立了良好的合作关系。通达将以先进的协同OA政务版产品,务实高效的政务办公理念,为教育厅落实教育资源整合与协调工作、组织党群文化建设、信息采集、意见统筹等应用等等带来强大的支撑,为河南省教育厅信息化建设之路扫清障碍。双方均期待将来能够持续合作。

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