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通达OA,打通信息化之路

上海欣融实业发展有限公司应用案例

作者:上海欣融实业发展有限公司 张伟滨

初识通达OA,是在“华军软件园”,那是我经常访问的站点。有段时间,“通达OA、通达进销存、免费下载试用”等字样在首页上跳得特别醒目,就这样留下了印象。因此,当领导说“我们需要搞套新的OA系统”时,我第一个就想到了通达。

其实我们原本是有一套OA的,两三年前基于Lotus Notes定做的,但我刚接触到它时就想把它扔掉。因为那应该说只算一个半成品,很多功能模块都不能用,不严谨的开发还导致众多的格式问题,总得来说是仅仅在面子上勉强过得去的东东。管理和维护也十分麻烦,我总担心某天万一系统垮掉,根本没办法补救。

多次申请后,领导终于决定要上新系统,我开始选择,主要关注像通达这样已经成熟的整套系统,因为定做会带来太多的麻烦,尤其是我们这种非IT公司往往无法提出明确的技术需求。

最终通达OA 2.7版胜出,原因很简单:功能试用下来很方便;国内很多类似产品,有的是通达OEM的,有的是仿造的,充分说明通达OA是鼻祖;另外万元左右的价格也是让我惊奇的便宜。(电话咨询某些产品:“我们的模块都是可以拆分组合的,比如协同工作流程模块,公开报价是80000元……@#$%&”)

另外,由于公司对销售部门有特殊的业务要求,我们决定让通达科技定做一套CRM系统,集成在OA中。(一项繁重的任务落到了我的肩头)

旧系统的服务器在办公室,兼作宽带共享,外地用户的访问速度可想而知。新系统需要新的服务器,托管到电信机房。

PHP+Apache+MySQL的结构,对服务器来说是比较“绿色”的,方便挂载其他系统。我准备同时在服务器上架设web网站、BBS、Email Server等。

服务器、OA、CRM、BBS、Web、Email……我把所有以上这些囊括为“信息化改造”,这是一项浩大的工程,而这个工程的核心就是通达Office Anywhere。

通达产品极高的性价比大大节约了公司的费用,我们连硬带软只花了五六万就搞定了全套信息化工程,对于中小企业来说,这笔投资真是太划算了。

新OA系统刚一上线就广受好评,用一位员工的话说“太漂亮了”!这个漂亮并非仅指外观,更重要的是内涵,让人用着很舒服。与旧系统相比,绝对是“鸟枪换炮”。

公司的整体IT应用水平很低,大部分人都缺乏计算机基础知识和操作技能,即便如此,新OA上手也很快,这得益于通达OA简明便捷的界面设计。

最常用的内部邮件功能,由于有了已发邮件的状态标识,处理起来更方便了。(趁对方还没看,赶紧把写错的内容改一下,嘿嘿!)

内部短信就不用说了,从总部各间办公室到全国各地的办事处沟通起来都很快捷,电话费都省了。(一种连大妈都会用的新聊天方式就此产生。)

手机短信则大大方便了在外奔波的业务员,公司的动态信息得以及时传送,商务助理的拇指也可以轻松一点了。(有人在偷笑可以节约手机费了……。)

工作流在起初推行时比较麻烦,但大家上手以后就觉得方便了,而且流程与责任明确。现在有越来越多的纸面流程等待转化为工作流。(哎!忙不停了。)

公共文件柜改变了以往反复传邮件的办事方式,集中管理加权限控制提高了效率,减少了冗余的附件。(如果能适当下放管理权限就更方便了。)

顺便说一下,OA的数据库修复和垃圾清除这些功能真的很不错,基本上奇怪的错误都能通过这个解决,这无论对我们这些维护人员还是对通达技术人员来说,都是十分方便的功能,基本保证了系统不需要停运等待软件修复,稳定性上佳。

另外重要的是,OA的互动性正使其逐步体现出企业的文化气息,这点领导很欣赏。

通达OA带来的好处,还有很多很多。

公司真正的信息化,就是从Office Anywhere应用开始的,现在再回过头去看看,有谁还在怀念“前Office Anywhere时代”那个“拉根网线就叫信息化”的时代?

软件,卖的就是服务。说通达OA软件卖得好,不如说通达服务做得好。完美版的终身免费升级确保了用户的投资永不过期,而真正贴近用户的,是多种形式的技术支持。

在试用时我就进入售前论坛咨询,得到了及时的答复,然后就进了QQ群。在这里我明白了通达OA如此贴近用户的原因:建议与改进都是直接来源于用户。众多用户在群里热烈讨论,互相帮助,共同研究,气氛非常融洽。Sogo则扮演救世主的角色,为所有用户排忧解难。从2.7到2.8升级的那段时间,问题特别多,而Sogo几乎天天在线,对问题来者不拒。在大家的共同努力下,bug很快就被一个个挖掘出来了。通达对于用户的反馈非常重视,如果是bug,很快就修复了;如果是合理的建议,则立即记录下来,下一次改动时一般就能看到其踪迹。说QQ群是通达OA发展的动力,一点也不为过。Office Anywhere的发展只有一个方向——让用户舒服,因为不舒服的时候用户就会在QQ群里反映,呵呵。

现在我的QQ上聊天记录最多的,一是通达OA的群,再就是通达进销存cngc——他负责我们公司定做开发的CRM系统。不得不说一下,cngc的服务是相当到位的。定做的系统从需求、开发到测试、修正,总是会经历很多问题的,cngc很是尽心尽责,对我不断提出的要求,总能一一解决。通达的服务态度,由此也可见一斑。

作为国内网络办公系统的典范之一,通达Office Anywhere已经做得相当不错,但是在发展过程中,不足之处也总是难免的。比如,“人力资源”这块就感觉和其他模块有差距,主要是不容易理解,尤其是2.8升级上来的工资和考核模块,操作起来比较繁琐,感觉这个风格和原本的Office Anywhere不相配。

通达产品将来的发展趋势,看样子是以OA为核心,整合进销存、HR、CRM等专项模块,这些模块的质量、风格应该与OA相同,但通达在这方面做得不够,或者说至少目前表现出来的还不够。不论是可独立的产品还是定制开发的项目,对客户来说都是通达的产品,都属于整个OA系统的一部分。客户因为信任通达Office Anywhere,从而信任通达的其他产品,因此期望通达的产品能与OA保持同样的风格与质量。

从我公司定制开发CRM的前后经历来看,定制模块和OA原有模块显得有距离。有些地方如人员选择之类,我觉得可以完全使用OA固有的功能,另外细节方面的处理也应该体现OA的风格,但事实并非如此,也许是因为系统结构有所不同吧(定制是使用java)。

要达到无缝的整合,通达还需要相当多的努力。在客户的角度,我们总希望通达的各个产品模块——无论是固有成型的还是特别定制的——都能向搭积木一样方便组合,并体现出Office Anywhere一贯的品质与特色。

对于国内的中小企业,尤其是非IT行业来说,管理层的观念淡泊、IT技能的匮乏等等因素使得信息化建设困难重重,而低成本、高效率、易管理的Office Anywhere提供了很优秀的解决方案,不需要太大的投入或专业化技术,就能实现强大的效果。

广大中国企业的真正信息化才刚刚起步,通达Office Anywhere无疑给这些企业打通了前进的道路。衷心祝愿通达的产品、服务越做越好!

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